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Liebst Du es, Dinge  zu strukturieren und in einen schönen Flow zu bringen? 

Wir suchen: Executive Personal Assistant und Office Manager

 

Und das ab Mitte November 2022 in Teilzeit (25-30h).

 

Macht es Dir Freude, andere zu unterstützen und im Hintergrund den Überblick zu bewahren?

Wir suchen für unsere Unternehmensberatung mit dem Schwerpunkt Co/Creation ab Mitte November einen Assistenten oder eine Assistentin in Teilzeit, der/die eine ausgeprägte Service-Persönlichkeit mitbringt und Prozesse sowie einzelne Momente gerne liebevoll gestaltet.

Kira Krämer Geschäftsführerin

Let’s co/create value! 

 

Wir sind ein junges und erfolgreiches Co/Creation Studio über den Dächern Schönebergs im von uns geliebten Akazienkiez.

Als Beratung der neuen Zeit bieten wir Unternehmen Werkzeuge, Prozesse und Denkweisen für das gemeinsame Kreieren von Mehrwert (= Co/Creation). Wir sind in den letzten zwei Jahren gewachsen und mit uns auch die Anforderungen an unsere Prozesse, Abläufe und Strukturen. Für mich als Geschäftsführerin erfordert es in dieser Phase einen klaren Fokus und freien Rücken, um das Unternehmen zu lenken und auf Erfolgskurs zu halten. Und genau dafür brauche ich Dich!

Für diese Bereiche wirst Du verantwortlich sein:

Persönliche Assistenz der Geschäftsführung

  • Motto: “Ruhe & Flow“

  • den Tages-Flow im Blick haben

  • Vor- und Nachbereitung von Terminen

  • Telefon-, Post- & Kalender Management

  • Bestellungen und Besorgungen

  • Verpflegung (z.B. Lunch bestellen, Tee aufbrühen)

  • Geschäftsreisen & Reservierungen

  • Dokumenten-Management, Recherchen & Zusammenfassungen

Finanzen & Personal

  • Motto „Akribische Ordnung & Durchblick“

  • Vorbereitende Buchhaltung in Kooperation mit unserem Steuerbüro (u.a. Ordnen von Ein- und Ausgangsrechnungen, Nachfordern von Rechnungen, Überblick über Konten und Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern, Ablage, Upload in BuHa-Programm)

  • Betreuung der Bürokasse

  • Reisekosten und Auslagen

  • Personalwesen in Kooperation mit unserem Lohnbüro und der Geschäftsführung (u.a. Ablage Arbeitsverträge, Urlaubsanträge, Krankmeldungen)

  • Prüfung von Lohnzahlungen

  • Betreuung von Recruiting & Onboarding neuer Mitarbeiter

Büro & Verwaltung

  • Motto: „Struktur & Schönheit“

  • Verwaltung und Pflege von Verträgen, Unterlagen und Inventurlisten

  • Ansprechpartner für Dienstleister, Vertragspartner, Hausverwaltung etc.

  • Recherche und Beschaffung von Equipment (z.B. Rechner, Tastatur usw.)

  • Weiterentwicklung und Systematisierung von Prozessen (z.B. Checklisten, Vorlagen)

  • Bestellungen (u.a. Getränke, Lebensmittel, Büro Materialien, Deko)

  • Einkäufe (Snacks, Blumen)

  • Koordination der Büroinstandhaltung, darunter Korrespondenz mit Dienstleistern & Hausverwaltung (z.B. Heizungswartung, Reparaturen etc.)

  • Organisation von kleinen Team Events (z.B. Geburtstagsfrühstück)

Falls Du in manchen Bereichen noch wenig oder keine Erfahrung hast, ist das kein Problem. Du bekommst von uns eine Einarbeitung in alle Prozesse.

Du bist bei uns genau richtig, wenn Du folgende Punkte erfüllst:

  • Berufserfahrung als Office Manager, Executive Assistant oder Personal Assistant

  • Hohes Bewusstsein für Verantwortung, Vertraulichkeit, Loyalität und Diskretion

  • Ruhiges, ausgeglichenes Wesen

  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

  • Professionalität und Zuverlässigkeit

  • Gut strukturiertes, selbstständiges Arbeiten

  • Schnelle Auffassungsgabe & Lernbereitschaft

  • Wertschätzende, respektvolle Kommunikation - persönlich, telefonisch und digital

  • Geduld, Gewissenhaftigkeit und Akribie

  • Führerschein von Vorteil, aber kein Muss

  • Liebe zu dem, was Du tust

  • Freude an Service und Kontakt

Remote Workshop mit Kira

Was Dich bei uns erwartet

  • Sinnstiftende Arbeit in einem lebendigen Umfeld

  • Raum für Gestaltung, Wachstum und Potenzialentfaltung

  • Potenzialentfaltung u.a. durch Entwicklungsziele und Coaching 

  • Möglichkeit, Dich in Deinem Tempo weiterzuentwickeln und zu wachsen

  • Einblicke in das Thema Design Thinking, Co/Creation und Organisationsentwicklung

  • Anerkennung für Dein Wesen und Deine Arbeit

Office Kira Krämer

Großartiges Team & Raum zur Entfaltung

  • Ein aufgeschlossenes, motiviertes Team mit Freude am Gestalten 

  • Wertschätzender Umgang miteinander 

  • Außergewöhnlich schönes Office (Fabriketage) mit viel Raum nach oben, in dem Deine Gedanken frei fliegen dürfen

  • Wöchentliches Live-Yoga bei einer professionellen Lehrerin (für die, die wollen)

  • Frisches Obst, Gemüse & Getränke 

  • Meetings auf unserer grünen Dachterrasse

  • Work-Life im Akazienkiez

Fühlst Du Dich angesprochen?

 

dann sende Deine Bewerbung mit Anschreiben & Lebenslauf an Anna:

hr(@)kirakraemer.de. Wir freuen uns von Dir zu lesen und wenn Du uns in deiner Nachricht zeigst,

wer Du bist und welche Werte Dich motivieren.

 

Kira & Team

 

P.S.: Unser Office liegt in einer Fabriketage im 5.OG ohne Aufzug. Eine tägliche sportliche Herausforderung, aber der Ausblick ist es wert! :)