Diese Frage haben wir uns vor wenigen Wochen – aufgrund der aktuellen Situation – zum ersten Mal gestellt. Entstanden ist ein spannendes Workshop Format, das mit einem Präsenz-Workshop vor Ort absolut mithält und seine ganz eigenen Vorzüge bietet.
Wir verraten euch wie wir vorgegangen sind und geben euch ein paar Tipps für euren eigenen Workshop.
Schritt 1: Von anderen lernen
Zunächst suchten wir nach Vorbildern: Menschen, die Workshops, Konferenzen oder internationale Teams remote leiten. Wir wollten wissen: Was hat sich bewährt? Worauf ist zu achten? Welche Tools werden empfohlen? Welche Hürden und Herausforderungen können auftreten? Welche Fehler gilt es zu vermeiden? Welche Tipps und Tricks gibt es?
Schritt 2: Konzept & Plan erstellen
Mit all diesem Wissen im Gepäck erstellten wir ein erstes Konzept. Wir setzen uns zunächst einen zeitlichen Rahmen. Anstelle einer Präsenzzeit von 9 bis 18 Uhr, wählten wir eine kürzere Zeitspanne von 9 bis 16.30 Uhr. Hierbei hatten wir zum einen unsere Teilnehmer im Home Office (vor allem die mit Familie) im Blick. Zum anderen ist die Zusammenarbeit vor dem Bildschirm für das Gehirn deutlich anstrengender. Daher planten wir zusätzlich mehr und vor allem längere Pausen zwischen den einzelnen Themen ein. Anschließend gliederten wir unsere Inhalte und Übungen in thematisch abgeschlossene Einheiten von ca. 45 Minuten und planten die Umfänge der Inputs. Dabei galt es zwei Aspekte zu berücksichtigen:
Die Inputs sollten so kompakt und leicht verständlich wie möglich sein, um den Teilnehmern einen leichten Einstieg und ausreichend Zeit für die jeweiligen Übungen zu bieten.
Der Wechsel zwischen den gemeinsamen Inputs und den Team Sessions – in denen die Teilnehmer in kleineren Teams in individuellen Räumen arbeiten – sollte so reibungslos wie möglich ablaufen. Daher entschieden wir uns vor jedem Input eine Pause zu setzen. Jeden Block starteten wir also mit einem Input und entließen dann die Teilnehmer in die jeweiligen Team Sessions. Darauf folgte eine Pause.
Schritt 3: Timing
Als Grundlage für das Timing dienten uns unsere Erfahrungen aus den vorangegangenen Präsenz-Workshops. Dennoch galt es zu berücksichtigen, dass das Setting und die Tools vielen Teilnehmen unbekannt sein würden. Daher wählten wir die Slots und Pausen etwas großzügiger. Die kürzeren Pausen zwischen den einzelnen Blöcken und die ausgedehnte Mittagspause dienten den Teams gleichzeitig als Puffer.
Schritt 4: Tools
Nun hieß es das Ganze auch technisch umzusetzen. Anhand unserer Agenda definierten wir die benötigten Anforderungen und glichen diese mit den empfohlenen Tools ab. Unsere Wahl fiel auf die Videokonferenz Software Zoom und die Online Whiteboard Plattform Miro. Anschließend galt es alles sinnvoll miteinander zu kombinieren und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die Basics beherrschen.
Schritt 5: Reflexion & Identifikation von Herausforderungen
Früh war uns klar, dass die Arbeit für uns als Facilitator in diesem Workshop anders aussehen würde. Aufgeteilt auf drei Videokonferenzen würden wir die Teilnehmer ganz anders wahrnehmen. Dennoch wollten wir wie gewohnt jedem Teilnehmer das passende Maß an Anleitung und Unterstützung bieten. Gleichzeitig setzen wir großes Vertrauen in die Selbstständigkeit jedes Einzelnen und des gesamten Teams. Wir ließen die vergangenen Workshops Revue passieren und reflektierten, an welchen Stellen für gewöhnlich Probleme oder Fragen auftraten. An genau diesen Stellen platzierten wir im Miro Board die relevanten Tipps, Hinweise und Beispiele. So entstand ein Leitsystem, das die Teilnehmer Schritt für Schritt durch den Prozess führt.
Schritt 6: Roll-out
Nun ging es an die Umsetzung. Briefings – für die Teilnehmer, Interviewpartner, Tester – wurden geschrieben. Die Agenda wurde verschickt, die Technik und das Set-Up mit dem Kunden abgestimmt und getestet. Die Präsentation wurde erstellt, das Miro Board aufgebaut und ein kleines online Tutorial erstellt.
Schritt 7: Rollen im Team
Anschließend verteilten wir natürlich noch die Rollen in unserem Team. Da wir zu zweit waren, entschieden wir uns für folgende Aufteilung:
Kira: Moderation und Facilitation von Team 1
Melanie: Hosting, technischer Support und Facilitation von Team 2 & 3
Fazit:
Die Konzeption und Durchführung eines komplett digital ablaufenden Workshops war für uns eine willkommene Herausforderung und hat uns viel Spaß gemacht.
Trotz der räumlichen Distanz lief die Zusammenarbeit hervorragend und in der Gruppe ist ein starker Zusammenhalt entstanden. Selbst die Technik hat bis auf einen kurzen Aussetzer am Freitagnachmittag hervorragend mitgespielt. Das Feedback der Teilnehmer hat unsere Wahrnehmung bestätigt. Wir freuen und über diesen gelungenen Piloten und auf weitere Workshops dieser Art.
Unsere Tipps
Die optimale Zeit pro Block sind 40-50 Minuten.
Plant ausreichend Pausen und Puffer ein.
Nutzt so wenig Tools wie möglich.
Wählt so viele vertraute Tools wie möglich – für die Teilnehmer!
Bereitet alle Materialien so auf, dass sie möglichst selbsterklärend sind.
Stellt sicher, dass alle Teilnehmer mit den Tools vertraut sind.
Bietet euren Teilnehmern „Futter für die Augen“. Gestaltet eure Präsentation plakativ und bildlastig. Bedenkt, dass jeder allein vorm Rechner sitzt und sich ggf. leicht ablenken lässt.
Plant ausreichend Zeit für jede Übung ein. Das Setup ist für die Teilnehmer ggf. neu und ungewohnt.
Lernt von anderen und findet euren eigenen Weg!
Tools (die uns empfohlen wurden und wir weiterempfehlen)
Videocalls: Zoom, Webmeeting, Microsoft Teams, Discord, Skype
Digital Whitboard: Miro, Mural
Wir wünschen euch viel Erfolg bei eurem nächsten Projekt!