Teil 1: Organisation & Durchführung
Nach unzähligen Präsenz-Workshops war die Durchführung eines komplett digitalen Formates eine völlig neue Erfahrung für uns. Schon während der Vorbereitung kristallisierten sich grundlegende Unterschiede heraus. Neun davon haben wir für euch zusammengetragen.
Starten wir mit den ersten fünf. Der Fokus liegt auf den Themen Organisation und Durchführung.
1. Intensive Konzeptions- & Vorbereitungsphase
Die Transformation unseres 2-tägigen Design Thinking Trainings in ein digitales Format nahm natürlich erst einmal mehr Zeit in Anspruch. Dieser Schritt wird zukünftig entfallen. Dennoch sind für jede Remote Session die gewünschten Tools mit der IT-Abteilung des Auftraggebers abzustimmen, einzurichten und mit jedem einzelnen Teilnehmer zu testen. Um sicher zu gehen, dass alle Teilnehmer mit den Tools vertraut sind, führten wir zusätzlich ein kurzes Tutorial in unserem gewählten Set-Up durch. Darüberhinaus müssen alle Templates, Arbeitsanweisungen und Tipps im Vorfeld exakt feststehen. Denn für spontane Änderungen gibt es kaum Raum.
Generell ist es wichtig, für die Abstimmung und die technische Einrichtung genug Zeit einzuplanen. Beginnt daher so früh wie möglich mit den Vorbereitungen. Denn diese sind deutlich intensiver und aufwendiger als bei einem Präsenz-Workshop.
Auch unsere Präsenz-Workshops werden mit viel Liebe zum Detail vorbereitet. Dennoch sind wir hier deutlich freier in der Durchführung. Eignet sich ein anderes Vorgehen oder Framework besser, lässt man die vorbereiteten Ausdrucke einfach in der Tasche. Eine Customer Journey oder eine Stakeholder Map sind schnell gezeichnet und sofort einsatzbereit. Wird die Zeit knapp, kann der Ablaufplan unter Umständen auch gekürzt werden.
2. Kurze Wege
Statt in eine andere Stadt oder an eine vereinbarte Location begeben wir uns je nach Set-Up auf den allmorgendlichen Weg zum Büro oder an den heimischen Arbeitsplatz. Das spart enorm viel Zeit. Möglicherweise werden der Feierabend in den eigenen Vierwänden und die gemütliche Nacht im eigenen Bett als weiterer Vorteil empfunden.
Treffen wir uns dagegen alle an einem Ort, ist die An- und Abreise entsprechend zu organisieren und die Zeit dafür einzuplanen. Je nach Veranstaltungsort und -dauer können hier die Kosten ganz unterschiedlich ausfallen.
3. Pausen, Pausen und noch mehr Pausen
Die Zusammenarbeit über Video Calls und auf digitalen Plattformen ist für unser Gehirn deutlich anstrengender. Ein wichtiger Grund für uns die Präsenszeit zu verkürzen und deutlich mehr sowie längere Pausen einzuplanen. Niemandem sollte am Nachmittag die Luft ausgehen. Das hat natürlich auch Einfluss auf die Länge der Inputs und das Timing. Ein fixer Ablaufplan und genügend Puffer bilden einen sicheren Rahmen.
4. Rolle als Facilitator
Unsere persönliche Herausforderung bestand darin, zu zweit drei Teams in drei voneinander getrennten Breakout-Sessions (via Zoom Video Call) zu leiten und zu unterstützen. Daher war uns früh klar, dass unsere Teilnehmer deutlich eigenverantwortlicher arbeiten werden als in unseren bisherigen Präsenz-Workshops. Um dies zu fördern, definierten wir klare Rollen und Aufgabenfelder, welche die Teilnehmer eigenständig unter sich aufteilten. Parallel hinterlegten wir in unserem Miro Board – das Kollaborationstool unserer Wahl – Aufgabenstellungen, Timings und Tipps, sodass die Teams unabhängig von uns starten konnten.
Für Fragen und Hilfestellungen standen wir natürlich allen Teilnehmern jederzeit zur Verfügung. Hierfür bietet Zoom eine eigene Funktion, um den Host zur Breakout-Session dazu zu holen. Aber auch das Geschehen und die Ergebnisse auf dem Miro Board boten uns einen guten Eindruck, wann Hilfestellungen oder weiterführende Inputs angebracht waren.
Ähnliche Situationen können uns natürlich auch im Rahmen eines Präsenz-Workshops begegnen, wenn sich z.B. die Teams auf getrennte Räume verteilen. Idealerweise gibt es dann einen Facilitator pro Team. Dennoch ist es beim Remote Workshop noch wichtiger, Aufgaben klar zu verteilen und verschiedene Situationen vorab durchzuspielen, um klare Handlungsabläufe zu definieren.
5. Momente des Bangens
Letztendlich sind wir bei einem digitalen Workshop von der Technik abhängig. Daher haben wir vorab diverse Technik-Checks durchgeführt und Situationen durchgespielt. Um möglichen Internetausfällen vorzubeugen, machten wir unseren mobilen WLAN Stick startklar. Dennoch konnten wir nicht alle Eventualitäten abdecken. Am Ende hieß es daher Daumen drücken, dass alles läuft.
Bei Präsenz-Workshops sind die kritischen Faktoren in der Regel die gewählten Transportmittel, Reisezeiten und die Räumlichkeiten. Ärgerlich, wenn z.B. Flüge storniert werden, Bahnen hängen bleiben oder vermeidbare Organisationen bezüglich Raum und Material anfallen.
Generell gilt: Läuft doch mal etwas schief – egal ob remote oder vor Ort –, heißt es Ruhe zu bewahren und gezielt eine sinnvolle Lösungen zu finden. Egal ob der Zoom Call mitten im Testing abstürzt, die im Restaurant bestellte Scholle die Mittagspause sprengt oder der Interview-Partner nicht erreichbar ist.
Fazit:
Unserer Erfahrung nach ließen sich sämtliche Methoden und Tools problemlos in den digitalen Kontext übertragen. Gerade beim Prototyping, welches von der gemeisamen Team Interaktion lebt, haben wir uns völlig zu Unrecht Sorgen gemacht. Alle Teams stellten innerhalb kürzester Zeit hervorragende Prototypen auf die Beine.
Die 2,5 Workshop-Tage waren intensiv und verlangten von allen viel Konzentration. Dennoch empfanden wir den Ablauf und die Atmosphäre als sehr entspannt und ruhig. Vorausgesetzt, die Technik spielt mit ;)
Welchen Einfluss das digitale Set-Up auf die Interaktion und die Team Dynamik hat, erfahrt ihr in Teil 2.
Schaut wieder rein!
Ihr wollt mehr darüber erfahren wie wir vorgegangen sind? Hier findet ihr unseren Blog Beitrag zum Thema: „Wie führt man einen Design Thinking Workshop remote und komplett digital durch?“